规章制度

中国马业协会外事工作管理办法

为了加强和规范中国马业协会(以下简称协会)外事工作管理,根据外事工作的有关规定,结合中国马业协会实际情况,特制定本办法。

第一章 总  则

第一条 在涉外活动中要严守国家秘密,严格遵守外事纪律和外事规章制度。所有涉外活动必须经协会领导批准,包括代表协会接待外宾来访、出访、对外提供资料、参展参会等,未经批准,不得自行安排外事活动。

第二条 国际部是协会外事工作的职能部门,负责外事联络、协调、管理,各分会和部门根据工作需要参与外事工作。

第二章 来访管理

第三条 在邀请外国团组和个人来访时,须向秘书长提出书面申请,申请须说明邀请目的、被邀请方的背景材料,在华日程、经费负担等情况。经秘书长批准后,上报有关部门批准后,由协会出具邀请函;

在华外宾来访前,国际部应要求国外来访单位给协会发传真,将来访日期和时间、该单位的介绍、来访人员的姓名和职务,以及来访目的进行说明,报协会领导审批;对于来电联络的国外单位,国际部认真将有关信息及时进行记录报协会领导审定;参加涉外展会及其重大外事活动需上报主管部门审批。

第四条 协会秘书处根据来访外国客人的级别和来访目的,由国际部统一安排接待人员和有关程序。接待人员应注意外事纪律、保守国家秘密,以身作则,维护协会的对外形象。

第五条 外事活动结束的当天(大型活动除外),国际部应根据接待情况写出接待工作情况总结,及时向秘书处提交会谈基本内容、对方的联系方式(附名片活名片复印件),以及双方有待落实的工作内容,需要进一步工作,由国际部协同有关部门共同办理。

第六条 举办涉外活动,严格按照外事活动的有关规定,事先向主管部门备案报国合司审批。所有涉外活动的接待,事先要进行统一备案,事后要补充会谈基本内容、联系方式,双方需要进一步工作的内容等。

第三章 出房管理

第七条 秘书处和分会组团出访(包括国际会议、国际展览、考察、学术交流等),必须按照有关外事规定严格把关。在收到国(境)外参展、参会的邀请或通知后,应了解主办组织的背景、资信和相关内容、邀请范围,会上有无涉及台湾问题等,根据实际情况考虑是否应邀与会。应于年底提交下一年的出访计划,并在出访三个月前写出书面申请,报秘书长办公会讨论决定。

第八条 出访申请须明确出访时间、地点、人员、任务及经费落实情况,要附上外方邀请信和日程安排的复印件(包括中文译文),并须简要说明邀请单位的背景。

第八条 出访团组和人员都要接受我驻外使(领)馆的领导,回国后,应在一周内向协会提交书面总结报告,并报秘书处备案。

第九条 因公临时出访,必须有明确的公务任务和实质内容,组团人员要少而精,并按批准的方案执行,不得绕道,不得增加出访国家和地区,不得延长在外停留时间。

第十条 出访经费要严格执行国家财经纪律,所有开支应控制在经费预算之内。出国考察或参加国际会议需由第三方(旅行社)负责出访团队接待的,应在签订合同之前,按照货比三家的原则,经财务核准后,确定接待方。

第十一条 访问外国驻华使、领馆,驻华国外行业组织、企业等单位,须提前3天提出申请,填写出访申请表,经秘书长或分管领导批准方能进行。出访结束后及时进行总结,报秘书处备案。

第十二条 外事接待和出国组团应严格按照国家有关财经政策执行,厉行节约、反对浪费、规范简谱、务实高效的原则,较少经费开支。

第四章 附  则

第十三条 本办法由2015年5月6日秘书长办公会审议通过之日起执行。

第十四条 本办法由协会秘书处负责解释。

 

 

 

 

 

 

                               秘书处         

二〇一五年五月六日