规章制度

中国马业协会分支机构行文和印章管理规定

为了进一步规范各分支机构行文和印章管理,根据《中国马业协会分支机构管理办法》和《中国马业协会印章管理使用办法》的有关规定,结合各分会工作实际,制定本规定。

第一条 分支机构行文

(一)分会发文或开具介绍信一律使用“函”的形式,各分会印制行文纸文头(见附件2);各分会的函件编号形式见(附件3)。

(二)所有用印的函(通知)、介绍信等,都要留底存档,年底前连同分会年终工作总结交中国马业协会秘书处归档。

第二条 印章的使用范围

(一)以分会名义发函(通知)、出具介绍信,可用分会公章。

(二)给分会会长、副会长、理事单位制发证书,可用分会公章。

(三)超出上述范围的,要事先请示协会秘书长同意后方可使用。

第三条 印章的批准权限

(一)分会发活动通知(函),必须由分会会长和秘书长签发后,方可用印。

(二)在分会开具的介绍信上用印,必须经分会会长或秘书长批准签字后,方可用印。

(三)以分会名义与其他单位联系工作或处理业务,需使用公章时,应填写“分会印章使用登记表”(见附件4)经会长或秘书长批准后使用。

第四条 印章的管理

(一)各分会公章由分会秘书长保管,分会会长与秘书长不在同一城市的,可由分会会长或委托常务副秘书长保管。

(二)分会公章要存放在保险柜内,确保公章的安全;制定专人负责公章的保管和使用,所有用印都要通过公章保管人员,确保公章不被盗用或滥用。

(三)使用公章要在办公室内,一般不得将公章带出单位使用,特殊情况外出使用公章,经分会会长或秘书长批准后,在印章保管人员和监印人员现场监印的情况下使用。

(四)公章管理人员要认真按照领导审批意见,确认无误后填写印章是用登记表,方可用印。

(五)一般不得开具盖有公章的空白凭证,在特殊情况下,确需开具盖有公章的空白凭证的,须经分会会长或秘书长批准。公章管理人员对此类凭证要做特定标记,使之除指定用途外,不能挪作他用。如数量较多,应编号、清点张数,留下存根并由领取人签收公章,管理人员无权私自用印。

(六)盖印要端正、清晰、美观。做到上不压正文,印章的三分之二盖在日期之上,三分之一盖在日期之下。

(七)分支机构换届改选后,要及时办理印章、文件交接手续。

第五条 纪律要求

分支机构有下列情形之一的,协会可根据情节轻重提出批评,限期整顿,经济赔偿,直至撤销该分支机构:

(一)不用“中国马业协会XX分会(专业委员会)”全称,而擅自在分支机构前直接冠以“中国”,“全国”和“中华”等名称开展活动的;

(二)违反规定使用印章或非法刻制印章造成严重后果的;

(三)不按审批业务范围和工作任务开展活动的;

(四)未经协会允许,在国内、国外重大活动中擅自开展活动并造成不良影响的。

第六条 本规定经中国马业协会秘书长办公会审议通过之日起执行

第七条 本办法由中国马业协会秘书处负责解释